Справочник номенклатуры в строительной компании: почему дубли появляются быстрее чем их чистят

Расскажем об одном проекте. Крупный строительный подрядчик, с которым работаем уже несколько лет — начинали с внедрения 1С, затем дорабатывали конфигурацию под специфику строительного учета, настраивали оперативный и управленческий контур. В процессе работы с их системой обратили внимание на одну вещь — в компании был целый отдел материальной бухгалтерии, пять-шесть человек — и значительная часть их рабочего времени уходила на то чтобы разбирать справочник номенклатуры. Каждый день они заходили в базу, сопоставляли позиции, находили дубли, подменяли в документах, перепроводили. Не раз в месяц, не по запросу — каждый день, как обычная работа.

Начали разбираться почему так вышло — и оказалось что история довольно типичная для компаний такого размера.

Как устроена компания

Десять активных объектов одновременно. Все материалы идут напрямую на объекты — не на центральный склад, а сразу туда где строят. На объекте их встречает диспетчер, его задача простая: сверить что приехало с тем что заказали и оформить поступление. Номенклатуру он не создает — работает с тем что уже есть в системе.

Номенклатуру создают отдел снабжения и ПТО.

Откуда берутся дубли — и почему это не остановить вручную

История каждой позиции начинается со сметы. Когда объект только планируется, ПТО вносит в систему ресурсную ведомость — список материалов которые понадобятся. На этом этапе детализации мало: «профиль потолочный 60×27» — без производителя, без лишних характеристик. Просто что нужно и примерно сколько.

Потом объект начинает работать. Прораб заявляет материалы — тоже по смете, тоже без лишнего. Снабженец получает заявку и начинает искать поставщика. И вот здесь происходит первое расхождение.

Поставщик присылает прайс. В прайсе написано не «профиль потолочный 60×27» а «Профиль CD 60/27 0.55мм Кнауф». Снабженец создает позицию из прайса — так удобнее, сразу понятно что едет и от кого. В базе появляется новая строка. ПП и CD — это одно и то же изделие, просто российское и европейское обозначение. Но в строке поиска 1С между этими словами нет ни одной общей буквы.

Через месяц другой объект заявляет тот же профиль. Снабженец ищет «ПП 60» — «CD 60/27 Кнауф» не выходит. Не находит, создает новую позицию.

Так из одной сметной строки вырастают три-четыре записи об одном и том же материале. Тихо, без чьей-либо ошибки.

Папка «Новая номенклатура»

У заказчика была попытка это контролировать. Любая новая позиция автоматически попадала в специальную папку — «Новая» — и там ее должен был проверить ответственный: убедиться что такого еще нет, подтвердить и переложить в нужное место справочника.

На практике это работало против самих же людей.

Снабженцы ждали пока ответственный подтвердит позицию — значит нельзя оформить заказ, объект стоит. Ответственный не успевал, папка за неделю разрасталась до нескольких сотен позиций. Потом кто-то садился и пытался разобрать весь этот ком разом — а там уже непонятно что новое, что дубль, что вообще непонятно откуда взялось.

В итоге на папку просто перестали обращать внимание. Она существовала, росла, никто особо туда не смотрел.

Пять человек которые чистили это руками

Вот тогда и сложился отдел материальной бухгалтерии. Пять-шесть человек, и одна из главных задач — порядок в справочнике. Каждый день они сопоставляли позиции, находили дубли, объединяли, подменяли в документах, перепроводили.

Последнее — самое трудоемкое. В строительной компании один материал проходит через цепочку документов: сначала появляется в заявке, потом его заказывают у поставщика, потом приходит поступление, потом списание на объект. Когда находишь дубль и хочешь его схлопнуть — надо пройти по всей этой цепочке и в каждом документе подменить одну позицию на другую. Иначе остатки не сойдутся, история поломается, бухгалтерия не закроется.

На один дубль с длинной историей уходил час-полтора. Таких дублей в день находили по несколько штук.

Мы помним как делали им поиск — не стандартный «содержит», а такой где если написал «профиль 60» то находишь позиции где эти слова встречаются в разном порядке и разных сочетаниях. Казалось удобная штука. Не прижилось — в рабочем темпе люди просто не останавливались чтобы проверять.

Как мы это решили — методология которую выстроили вместе с заказчиком

Прежде чем делать какой-то инструмент, мы сели и разобрали проблему по частям вместе с заказчиком. Это заняло время, но без этого этапа любое техническое решение работало бы вхолостую.

Сначала выстроили формат составления наименований. Договорились о структуре: сначала сам материал — существительное, потом прилагательные, потом характеристики, потом производитель. Звучит просто, но до этого у разных людей была своя логика — кто как привык.

Потом определили критерии что вообще считать дублем. Например: если товар идентичен, но в одной карточке указан производитель а в другой нет — это дубль или нет? Таких пограничных случаев оказалось много, и по каждому надо было принять решение.

Отдельно разобрали тему аббревиатур и синонимов. С аббревиатурами — в строительной номенклатуре много официальных обозначений по ГОСТу которые одни сотрудники пишут сокращенно, другие раскрывают полностью. Оба варианта правильные, но система не понимает таких тонкостей — и в базе появляются дубли позиций таких позиций. С синонимами отдельная, очень сложная история — один и тот же материал в технической документации, в прайсе поставщика и в разговоре на объекте называется по-разному. Снабженец пишет одно слово, ПТО в смете пишет другое, прораб говорит третье. Все это разобрали, зафиксировали и превратили в правила — что с чем считать одним и тем же, а что реально разные позиции. Начали формирование словарей — аббревиатур и синонимов.

После того как правила были зафиксированы — разработали продукт на базе ИИ, который назвали Антидубли, и внедрили его у заказчика. Его задача — автоматически искать дубли так же как это делал бы человек со знанием этих правил, понимая смысловую часть, а не просто сравнивая буквы.

Дальше все работает в трех режимах.

Контроль при создании нового элемента справочника, в режиме реального времени.

Снабженец вводит новое название — система до сохранения позиции проверяет справочник и показывает: вот похожее уже есть, посмотри. Он смотрит и решает сам. Если это действительно другой материал — создает осознанно. Если то же самое — использует существующую позицию. Дубль не появляется вообще, еще до того как что-то пошло не так.

Аудит — раз в месяц, для того что накопилось.

Даже при работающем контроле часть дублей может проскочить — кто-то создал осознанно, кто-то продавил несмотря на предупреждение. Раз в месяц весь справочник прогоняется через аудит: система находит подозрительные пары, человек смотрит и решает что с ними делать. Здесь же при необходимости уточняются правила — если система что-то пропускает или наоборот ловит лишнее.

Устранение — в рамках аудита.

Когда дубли найдены, встает второй вопрос — как их правильно устранить. Здесь у каждой компании своя специфика: как подменять позиции в документах, как перепроводить, что делать если данные в закрытом периоде, используется ли MDM-система. Если у заказчика уже есть своя методология — мы настраиваем инструмент под нее. Если нет — разрабатываем вместе. В итоге процедура устранения дублей становится понятной и в значительной мере автоматизированной, без многочасовой ручной работы по каждому случаю.

Что в итоге

Заказчик сейчас тратит на ручное сопоставление дублей заметно меньше времени. Не потому что люди стали аккуратнее, а потому что часть работы теперь делает система.

Из этой истории мы выносим четыре вещи.

Дубли в справочнике появляются не из-за халтуры — они появляются потому что система не помогает людям видеть что уже есть под другим названием.

Прежде чем автоматизировать — важно разработать регламент ведения НСИ номенклатуры. Без этого фундамента любой инструмент будет работать вхолостую. Как правило регламент включает несколько блоков: формат составления наименований (структура, порядок слов, сокращения), критерии определения дублей, словарь аббревиатур и синонимов, правила работы с номенклатурой поставщиков. Отдельно фиксируется организационная часть — кто имеет право создавать новые позиции, кто модерирует справочник, в какие сроки обрабатываются новые позиции и кто несет ответственность за чистоту базы. 

Дальше нужно выстроить процессы — контроль при создании и регулярный аудит — и назначить ответственных за каждый из них.

И уже после этого имеет смысл закрывать техническую реализацию с помощью современных инструментов. Потому что смысловой поиск дублей — задача которую человек физически не может делать в масштабе тысяч позиций.