Автоматизация согласования заявок: кейс из строительной компании

В любой компании регулярно возникают процессы, связанные с подачей и согласованием заявок — будь то заявки на закупку, оплату, отпуск или предоставление услуг. На практике именно на этапе согласования часто происходят сбои: неясно, кто должен согласовывать в данный момент, сколько времени уже прошло, сколько шагов осталось, и где «зависла» заявка. Это приводит к потерям времени, задержкам поставок и нарушению сроков.

Компания Гранд Проект реализовала решение, устраняющее эти проблемы, — и в этом материале мы расскажем, как оно работает на примере клиента, предоставляющего услуги по комплексной механизации строительных объектов. Это аренда техники, выполнение профильных строительных работ, резка бетона, подъемные механизмы и другое.

Как работает система

Суть решения — автоматизация подачи, оформления и согласования заявок. Заказчик заходит в систему, выбирает нужное подразделение и заполняет заявку. Для каждой заявки предусмотрен свой маршрут бизнес-процесса: кто из сотрудников и в каком порядке должен согласовать документ.

Система отображает:

• последовательность согласующих лиц;
• текущее состояние заявки;
• кто и когда выполнил свою часть процесса;
• кто в данный момент «держит» задачу, и с какого момента она не движется.

Это обеспечивает прозрачность, повышает скорость принятия решений и делает сам процесс согласования контролируемым. Заявитель всегда видит, на каком этапе находится его заявка, кто ее уже обработал, а кто еще нет.

Система уведомлений: не просто напоминание, а инструмент действия

Ключевая часть проекта — продуманная система уведомлений. В условиях строительной отрасли, где сотрудники редко находятся за рабочим компьютером, стандартных уведомлений в системе недостаточно.

Реализованы три канала оповещений:

1. Рабочее место в системе — сотрудник видит список задач, описания заявок и сроки.
2. Email-уведомления — персонализированные письма, в которых сразу отображается суть заявки, ее содержание и действия, которые нужно выполнить. Главное — прямо из письма можно утвердить или отклонить заявку, не заходя в систему.
3. Telegram-бот — аналогичный механизм, только в мессенджере. Уведомления с вложениями и кнопками действий приходят в чат, и задача исполняется сразу по нажатию кнопки.

Такой подход позволяет существенно сократить время на обработку заявок. Сотрудник может согласовать заявку прямо с телефона, находясь на строительной площадке или в пути.

Результаты автоматизации

Автоматизация позволила:

• повысить скорость согласования заявок;
• минимизировать человеческий фактор и потери времени;
• обеспечить прозрачность на каждом этапе;
• адаптировать процесс под мобильный формат — сотрудники могут работать с заявками не находясь на месте.

Это решение показало отличные результаты в строительной отрасли, но его можно адаптировать под любые компании с большим объемом заявок и внутреннего согласования.