Как наладить учёт транспорта на предприятии: опыт автоматизации на 1С

Разбираем, как автоматизировать заявки на транспорт, работу диспетчеров, путевые листы, ремонты, заправки и отчёты по топливу.

Как устроен учёт автотранспорта на предприятии

На предприятии может быть собственный автопарк или транспорт, взятый в аренду или лизинг. Всё это требует учёта:

• выездов на линию,
• ремонтов и ТО,
• заправок,
• путевых листов,
• нарушений,
• маршрутов,
• зарплат водителей и других аспектов.

Как подаются заявки на транспорт

На практике всё начинается с заявок от объектов. Например, на стройке требуется доставить материалы, вывезти мусор или привезти людей. Объекты оформляют заявки, указывая нужную категорию ТС, дату, время и адрес.

Заявки попадают к диспетчерам, которые формируют разнарядку — определяют, какие машины поедут на какие объекты. Чтобы минимизировать холостой пробег и простои, маршрут должен быть оптимальным.

Что автоматизировали:
Создали удобный инструмент подачи заявок и систему планирования маршрутов. Это позволило увеличить количество ТС, выходящих на линию ежедневно, без потерь в управляемости.

Проблема путевых листов и как мы её решили

Когда объёмы растут, появляется новая проблема — бумажные путевые листы. Каждый водитель с путевым листом должен отметить заправки, приёмку работ, пробег и т.д. В конце смены десятки или сотни листов сдаются диспетчерам, и вся информация вручную переносится в систему.

Решение:
Мы внедрили механизм скан-протоколов. На путевых листах печатается QR- или штрихкод. После рейса все листы загружаются в сканер, система автоматически:

• распознаёт документ по коду,
• прикрепляет скан к нужному рейсу,
• извлекает данные и подставляет в систему.

Это резко сократило ручной труд диспетчеров и ускорило документооборот.

Учёт ремонтов и запчастей

Ремонт — важная и затратная часть эксплуатации автотранспорта. Мы автоматизировали:

• учёт склада запчастей,
• закупки и перемещения,
• использование в ремонтах,
• анализ перерасходов и соответствие нормативам.

Теперь компания может видеть, какие машины ремонтируются чаще всего и принять решение: продолжать ремонт или заменить транспорт.

Контроль топлива и борьба с хищениями

Топливо — ещё один серьёзный расход. Мы реализовали единый топливный отчёт, который отвечает на вопросы:

• Где и по какой цене куплено топливо?
• Как часто заправляются машины?
• Соответствует ли расход нормативам?
• Есть ли отклонения или подозрения на слив?

Это дало эффект: выявили случаи воровства и существенно сократили расходы на ГСМ.

Результаты автоматизации

Упростили подачу заявок и формирование маршрутов
Сняли ручную нагрузку по путевым листам
Получили прозрачный учёт ремонтов и запчастей
Навели порядок в топливе и снизили потери